ERP财务入门知识之总账
博科ERP财务会计(FI)模块由总分类账(GL)、应收账款和应付账款(ARAP)、固定资产(AA)、银行等部分组成。
总分类账是整个财务系统的核心,它接收各模块产生的财务数据,产生财务报表,其中心任务是提供外部会计及其所涉及账户的概貌。
一、总分类账常用基本概念
1、凭证
博科ERP财务凭证的结构如上图所示,当业务发生时(如从供应商处收到货物),会创建物料凭证以记录货物移动、库存变动的细节;同时会创建会计凭证以跟踪有关财务账务的信息。
需要了解的是,还有许多交易在业务发生时,系统会为其创建凭证,但是由于没有对会计核算产生影响,所以不会产生会计凭证,例如采购订单、销售订单、付款请求等。
2、会计凭证:科目
- 每一个行项目必须包括一个科目,可能是一个总分类账,也可能是一个明细分类账;
- 过账码的科目类型用来标识科目是否是一个总分类账或明细分类账。行项目输入的有效科目类型包括:
- 客户D
- 供应商K
- 总分类账 S
- 资产A
- 物料M
3、凭证类型
凭证类型可控制凭证抬头,用于区分待过账的业务,如供应商发票、客户付款等等。凭证类型在集团级别定义,因此适用于集团下的所有公司。
凭证类型定义了以下信息:
- 凭证类型代码
- 凭证类型名称
- 冲销凭证类型
- 默认汇率类型
- 过账允许的科目类型
- 控制数据
博科ERP中常用标准凭证类型:
4、过账码
与凭证类型相同,过账码也定义在集团级别上。过账码在行项目中具有控制功能,可以控制:
- 行项目可以过账哪些科目类型
- 项目是否过账为借方或贷方
- 附加明细的字段状态
过账码账户类型: ①C:表示客户账户
②V:表示供应商账户
③A:表示资产账户
④G:表示总账账户
⑤M:表示与物料相关
博科ERP中的标准过账码:
过账码分为“借方(D:表示借方)”和“贷方(C:表示贷方)”两种形式,系统配置中提供以下默认值:
- 对于总账科目过账:“借方”的过账码是40,“贷方”的过账码是50
- 对于客户发票:“借方”的过账码是01,“贷方”的过账码是11
- 对于供应商发票:“借方”的过账码是21,“贷方”的过账码是31
5、统驭科目
- 统驭科目是用来将明细分类账附加到总分类账的一种总账科目;
- 统驭科目和明细分类账在过帐业务时平行更新。
- 行项目明细保持在明细分类账中;
- 汇总信息则保留在统驭科目中;
- 统驭科目不能直接进行过账。
二、总账业务处理
1、一般业务处理
- 预制凭证
- 对已创建的总账凭证进行复核记账
- 过账凭证
- 凭证冲销,冲销分为如下两种:
①蓝冲:正常的冲销过账,可使系统将错误的借方作为贷方、将错误的贷方作为借方来过账。因此正常的冲销过账将导致交易数据的增加。
②红冲:负过账,还是将错误的借方作为借方、将错误的贷方作为贷方来过账,只是将错误的记账金额从其他账户方的交易数据中减去,这样就将交易数据设置回发生错误过账之前的状态。
2、外币评估
博科ERP中外币评估分为总账余额评估和未清项评估。总账余额评估主要针对总账类科目,比如银行存款,是按照科目余额的方式进行评估的,可以选择月末过账并下月冲销,也可以选择月末过账下月不冲销。未清项评估主要是针对客户和供应商管理的科目,比如应收账款、应付账款,是按照未清项的行项目进行评估的,只能是月末过账下月并冲销。
3、期间结算
财务会计(FI)部分结账和管理会计(CO)部分结账,结账前需准备:
- 所有物料出入库是否完成;
- 当期所有的销售发票是否开具完毕;
- 月末需结清的科目已结清;
- 检查预制凭证是否已过账;
- 所有需清帐科目已清帐;
- 总帐模块预提、待摊、周期性凭证过帐;
- 工作细分单元(WBS)结算;
- 检查是否已运行折旧;
- 是否执行GR/IR清帐与重组;
- 是否执行外币评估。
三、案例演示--总账凭证处理的流程
案例主体:从银行取现30000元
案例场景:企业从银行取一定金额的现金作为备用金
作业系统:博科ERP
作业要求:
- 根据交易业务创建会计凭证,并进行复核记账;
- 冲销错误凭证。
案例演示:从银行取现30000元
1、根据会计基础,得出会计分录:
借:库存现金——现金 30000
贷:银行存款——人民币 30000
2、对上述生成的凭证进行复核记账;
3、步骤1所示凭证借贷方向记反,同时金额错误(30000记成20000),由于凭证已经复核记账,只能做冲销操作,可以选择冲销原因“03 当前期间的实际回转”进行冲销:
注:同一张凭证如果已经冲销一次,则不能再次冲销;
4、负过账之后要重新填制一张正确的凭证;
5、可在博科ERP系统配置中,对冲销原因进行配置。